אחסנה בקירור: איך משווים מחסן, טיפול בסחורה ועלות

מקום במקרר אינו בהכרח שירות לוגיסטי מלא

אפשר לשכור מקומות למשטחים, חדר שלם או שירות שבו המפעיל גם מקבל סחורה, מלקט הזמנות ומכין אותן להוצאה. בררו אם אתם מקבלים גישה עצמאית למלאי או שהצוות מוציא אותו עבורכם, ומה בדיוק כלול בכל פעולה.

שעות שבהן אפשר להגיע למתקן אינן בהכרח השעות שבהן הצוות קולט סחורה, מלקט או מעמיס. לעסק עם הזמנות משתנות, התאמת חלונות העבודה חשובה לפחות כמו מיקום המחסן.

ציינו את המוצר, האריזה, תנאי האחסון שנקבעו לו והפעולות שאתם צריכים. בקשו מהמפעיל להראות כיצד המתקן והשירות המסוימים מתאימים לכך, ומהם המסמכים הרלוונטיים שבידיו. אין להסיק שתכולה של מזון, תרופות או תוצרת חקלאית מאושרת רק מפני שבניין נקרא ״בית קירור״.

אם המלאי חייב להיות ליד פס העבודה או התצוגה במשך היום, השוו גם ציוד באתר שלכם. ההבדל הוא מי מביא את הקירור למי: יחידה שמגיעה לעסק או מוצרים שנוסעים למתקן חיצוני. ההבדל בין השכרת ציוד לאחסון במתקן ספק

מגדירים קבלה, ליקוט והוצאה לפי יום עבודה אמיתי

תארו משלוח נכנס טיפוסי: כמות, מידות ומשקל האריזות או המשטחים, זיהוי אצוות, מסמכים ושעת הגעה. בררו מי פורק, מי סופר, מי בודק את מצב הקבלה ומה קורה אם הכמות או המצב אינם תואמים את המסמכים.

סימון וקליטה מסודרים מאפשרים לזהות מה הגיע, באיזו אריזה ולאיזו אצווה הוא שייך. אם סדר ההוצאה צריך להתחשב בתאריך או בקוד ייצור, הגדירו זאת בהסכם ובדוח המלאי. [מקור]

גללו לצדדים לצפייה בכל הטבלה ↔

בדקו בנפרד שעות פעילות, חלונות פריקה ומועד אחרון למסירת הזמנה. גם אם שער פתוח בערב, ייתכן שצריך לתאם מראש הוצאה או צוות. מרחק המחסן חשוב, אבל גם זמן ההמתנה והיכולת לקבל סחורה בשעה שבה העסק צריך אותה.

מבקשים מחיר לשטח, לתנועות ולתקופה בנפרד

בקשו פירוט של יחידת האחסון: משטח באילו מידות ומשקל, נפח, חדר או שטח שמור. אם המחיר תלוי בכמות, הבהירו אם מדובר בכמות שהתחייבתם לשמור או בכמות שנמצאת בפועל. הגדירו תקופת מינימום, תחילת וסיום החיוב ומה קורה כשכמות משתנה באמצע התקופה.

הוצאה של משטח שלם וליקוט של כמה ארגזים דורשים עבודה שונה. לכן משווים בנפרד את דמי האחסון, הקבלה, הליקוט וההעמסה, עם יחידת חיוב לכל פעולה. כך אפשר לחשב את העלות לפי דפוס ההזמנות של העסק. [מקור]

• אחסון: יחידה, תקופה, כמות מינימום ושינוי מלאי.
• כניסה: תיאום, פריקה, ספירה, סימון וטיפול בחריגה בקבלה.
• יציאה: הכנה, ליקוט, אריזה, העמסה והזמנה מחוץ לשעות שסוכמו.
• תוספות: שירותי דוחות, ספירה מיוחדת, העברה בין אזורים או שירות אחר שהוזמן.
• סיום: הודעה מראש, הוצאת כל המלאי, התאמת הספירה וסגירת החשבון.

לכל שורה רשמו אם היא כלולה, מחויבת בנפרד או טרם הוגדרה, והאם מע״מ כלול. השוו את אותה תקופת פעילות ואת אותם משלוחים והוצאות. תעריף נמוך למקום אחסון אינו מבטיח חשבון נמוך אם העבודה הנלווית שונה.

דוח מלאי ודוח תנאים עונים על שאלות שונות

בקשו דוגמת דוח לפני ההתקשרות. בדקו אם תוכלו לראות מוצר ואצווה, כמות, תאריך קבלה, מיקום או יחידת אחסון, תנועות ומצב המלאי. חשוב להבחין בין סחורה שקיימת במחסן לבין סחורה שמותר או אפשר להכין למשלוח.

דוח מלאי שימושי מפריד בין סחורה שנמצאת במחסן לבין סחורה שאפשר להוציא: מלאי שכבר הוקצה להזמנה או מעוכב לבדיקה אינו בהכרח זמין. בקשו לזהות כמויות, אצוות ותנועות ולהבין כיצד מתקנים פער. [מקור]

דוח תנאי האחסון מתאר את המדידות במתקן. הוא אינו מחליף את רישום המלאי או בדיקה של מוצר שנחשף לחריגה. הגדירו אילו מדידות נשמרות, מתי תקבלו התראה ואיך ניתן לברר את ההיסטוריה של האצווה. [מקור]

סכמו מי רשאי להזמין הוצאה, מי רשאי לשנות אצווה ואיך מתעדים תיקון ברישום. בקשו לדעת כמה זמן נשמרים הנתונים ובאיזו דרך אפשר לקבלם גם אחרי סיום ההתקשרות. הבטחה ל״ניטור רציף״ אינה מפרט של גישה לנתונים או הודעה ללקוח.

מגדירים חריגות, אחריות ויציאה מהמחסן

שאלו מראש מה יקרה בהפסקת חשמל, תקלה בציוד, פער בספירה, אריזה פגומה או חריגה מתנאי הקבלה. מי מודיע, למי, מה מתועד, ומי מחליט על עיכוב או שחרור המלאי? זמן תגובה מוסכם צריך להופיע במפורש; אין להסיק אותו מהבטחה כללית לשירות.

בתכנית לתקלה צריכים להופיע מי מדווח, מי מחליט על המשך הטיפול ומה קורה לסחורה עד להחלטה. שמרו את נתוני הקבלה, האחסון וההוצאה כדי לאפשר בירור של המוצר שנפגע. הוראות הטיפול נקבעות לפי סוג הסחורה. [מקור]

הגדירו את נקודות האחריות בין מוביל, מחסן ובעל המוצר, וגם מי מאשר העברה למקום חלופי אם תידרש. בדקו בנפרד אחריות לשירות, אחריות לנזק לסחורה וכיסוי ביטוחי מוסכם. החלטה על תקינות מוצר לאחר חריגה שייכת לגורם המקצועי האחראי לו, לפי הנתונים והנהלים הרלוונטיים.

בתכנית היציאה רשמו מועד הודעה, תיאום משאיות, הכנת מלאי, ספירה מסכמת וקבלת רשומות. הבהירו מה קורה למלאי מעוכב או למחלוקת פתוחה, ומתי החיוב מסתיים אם פינוי נדחה. כך סיום העבודה אינו תלוי בהנחה שכל הסחורה תעמוד ליד הרציף ביום האחרון.

בריף אחד להשוואת הצעות אחסון

גללו לצדדים לצפייה בכל הטבלה ↔

רשמו את הנתונים הבאים והעבירו לכל מפעיל את אותה תמונת עבודה. במקום לבקש רק ״מחיר למשטח״, בקשו תשובה לכל סעיף, עם כלול, מוחרג או ממתין לבדיקה.

1. מוצרים ואריזות, תנאים שנקבעו להם, מידות ומשקל יחידת האחסון.
2. מלאי רגיל, שיא צפוי, תקופת השירות וגמישות שנדרשת בכמות.
3. משלוחים נכנסים והוצאות בשבוע, משטחים שלמים או ליקוט ארגזים.
4. שעות וכתובות, חלונות קבלה והוצאה, זהות מי שמביא ואוסף.
5. כללי קבלה, זיהוי אצוות, בחירת מלאי להוצאה ודרך טיפול בפער.
6. דוחות מלאי ותנאים, התרעות, אנשי קשר, אחריות ותהליך במקרה של חריגה.
7. יחידת חיוב, תקופה, מינימום, שירותים נוספים, מע״מ ותנאי יציאה.

נתוני מלאי מסודרים עוזרים גם להשוות מחסן חיצוני לחדר או למכולה באתר העסק. בחלופה המקומית הוסיפו את ההכנה, הציוד, הניטור והעבודה שתעשו בעצמכם; בחלופה החיצונית כללו את ההובלה ואת הטיפול במלאי. איך מתארים מלאי ותנועות לקראת תכנון חדר מה לבדוק במכולת קירור באתר העסק

בחרו לפי הדרך שבה המלאי יתקבל, יישמר ויחזור לעבודה שלכם. הצעה שמגדירה מקום, פעולות, נתונים ואחריות מאפשרת השוואה טובה יותר מהבטחה כללית ל״אחסון בקירור״.